Effizient und kosteneffektiv arbeiten, die Mitarbeiterzufriedenheit fördern und die Compliance aufrechterhalten – die sich stetig verändernde Geschäftswelt konfrontiert Unternehmen ständig mit mehreren Herausforderungen gleichzeitig. Eine Lösung, die immer mehr Aufmerksamkeit erhält, ist das Outsourcing des Human-Resources-Managements (HRM). Erfahren Sie hier, wie es Sie entlastet.
Das Personalmanagement auszulagern ist eine strategische Entscheidung, die Kosten reduziert und die Effizienz steigert, indem sie den Fokus auf das Kerngeschäft verbessert. Wir geben einen Überblick über die wesentlichen Vorteile, die HR-Outsourcing Ihrem Unternehmen bietet:
Steigerung der Effizienz durch das Outsourcing repetitiver Aufgaben
«HR-Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Mitarbeiteradministration und Massnahmen zur Mitarbeiterzufriedenheit zu delegieren. Dies gibt Ihrem Team die Freiheit, sich auf strategische und wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren, zum Beispiel den Aufbau der ‹Arbeitgebermarke› bzw. des Employer-Brandings.
Das ist sinnvoll, weil der Fachkräftemangel für viele Unternehmen zu einer Dauerbelastung geworden ist. Auf der einen Seite hat der Rekrutierungsaufwand enorm zugenommen. Andererseits gewinnen die Pflege und der Erhalt von bestehenden Mitarbeitenden immer mehr an Bedeutung. Beide Umstände erfordern eine Konzentration auf die ‹Arbeitgebermarke›. Eine solche aufzubauen und stetig den Anforderungen auf dem Arbeitsmarkt anzupassen, ist mit viel Arbeit verbunden. HR-Outsourcing gibt Unternehmen die Möglichkeit, sich darauf zu konzentrieren.»
Zugang zu Expertenwissen dank Outsourcing
«Outsourcing-Firmen spezialisieren sich auf HR-Dienstleistungen und bieten Zugang zu Fachwissen und fortgeschrittener Technologie, die in vielen internen HR-Abteilungen sonst nicht verfügbar wären. Dies sichert, dass Ihr Unternehmen immer auf dem neuesten Stand der HR-Praktiken bleibt.»
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Gerne machen wir Ihnen ein individuelles Angebot für Ihre Bedürfnisse.
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HR-Outsourcing ermöglicht rechtssicheres Arbeiten
«Das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht gleicht für viele Laien einem Dschungel. Die immer komplexeren Regularien und Bestimmungen überfordern viele und führen zu grosser Unsicherheit. Aus Erfahrung wissen wir aber auch, dass sich viele Unternehmer der Konsequenzen bei Missachtung von arbeitsrechtlichen Bestimmungen nicht bewusst sind. Wer schon einmal eine AHV-Revision im Haus hatte und eine ordentliche Nachzahlung leisten musste, weiss, wovon wir reden.
Das Einhalten von Arbeitsgesetzen, Gesamtarbeitsverträgen, Vorschriften und Regularien kann komplex und zeitraubend sein. Outsourcing-Unternehmen sind darauf spezialisiert, aktuelle Gesetzgebungen zu verstehen und anzuwenden. Dies reduziert das Risiko von Verstössen und damit verbundenen Sanktionen.
Übrigens: Wenn Ihnen Rechtssicherheit wichtig ist, empfehlen wir Ihnen, Ihre Personalarbeit nicht ins Ausland zu verlagern, sondern sich einen Schweizer Partner zu suchen.»
Definition: Was bedeutet «Outsourcing» eigentlich?
Der Begriff «Outsourcing» setzt sich aus zwei englischen Begriffen zusammen: outside (extern) und resources (Mittel). Beim Outsourcing handelt es sich um eine Unternehmensstrategie, bei der einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder ganze Geschäftsprozesse durch externe Mittel ersetzt bzw. an einen externen Partner ausgelagert werden, der dafür spezialisiert ist.
Die bekannteste und am meisten verbreitete Auslagerung findet sich wohl im Bereich der IT-Infrastruktur – aufgrund der Komplexität, der sich ständig ändernden Anforderungen und der rasanten Entwicklungen in der Technologie durchaus sinnvoll und nachvollziehbar. Aber auch im Bereich der Personalarbeit ist ein Trend zu Outsourcing erkennbar.
Der Fachkräftemangel, knappe Margen und die immer komplexeren Regularien im Zusammenhang mit Lohnbuchhaltung, Sozialversicherungen, Quellensteuern etc. führen dazu, dass immer mehr Unternehmer Outsourcing als sinnvolle Alternative in Erwägung ziehen.
HR outsourcen und aufs Kerngeschäft konzentrieren
«Einer der grössten Vorteile des HR-Outsourcing liegt sicherlich darin, dass sich Unternehmen damit voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, und somit auch ihre Marktposition verbessern können. Es ermöglicht eine intensivere Auseinandersetzung mit den zentralen Prozessen, die das Kerngeschäft direkt beeinflussen.
Indem Sie administrative und nicht-strategische HR-Aufgaben auslagern, können sich Ihre Führungskräfte und Mitarbeitenden auf das Wesentliche konzentrieren. Die Produktion kann zum Beispiel Qualitätsverbesserungen erzielen, weil sich die Produktionsleitung nicht mehr mit administrativen und rechtlichen Personalfragen auseinandersetzen muss. Dies führt zu einer besseren Nutzung der internen Ressourcen und fördert die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens.»
Nachteile von Outsourcing
Wie alles hat natürlich auch das Outsourcing nicht nur Vorteile. Es können durchaus Nachteile entstehen:
- Know-how-Verlust im Unternehmen
- Mögliche Probleme das Betriebsklima betreffend, wenn Mitarbeitenden Teilbereiche ihrer Arbeit «weggenommen» werden, Pensen reduziert oder Mitarbeitende entlassen werden könnten.
- Datenschutz: Sie gewähren dem Dienstleister Einsicht in sehr sensible Daten.
Als erfahrener Outsourcing-Partner beraten wir Sie gerne zu allen Herausforderungen und wägen die Vor- und Nachteile gemeinsam mit Ihnen ab.
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit dank HR-Outsourcing
«Ein professioneller HR-Dienstleister kann oft ein höheres Niveau an Mitarbeiterdiensten bieten, einschliesslich effizienterem Onboarding, verbesserten Benefit-Programmen und umfassenderem Support. Dies verbessert die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.»
HR-Outsourcing reduziert Kosten
«Durch die Auslagerung von HR-Funktionen können Unternehmen erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten erzielen. Kosten für Mitarbeitende, Schulungen, Technologie und Compliance können minimiert werden, da der Outsourcing-Partner diese Lasten übernimmt. Einen weiteren Vorteil sehen wir auch darin, dass vor allem kleinere Unternehmen keine HR-Spezialisten einstellen bzw. aufbauen müssen.
Jetzt können Sie natürlich sagen: «Moment, der Dienstleister kostet ja auch was!» Stimmt, und auf den ersten Blick vielleicht auch nicht wenig. Aber rechnen wir doch mal:
Ein HR-Spezialist kostet in der Schweiz in der Regel zwischen 7’000 und 12’000 Franken pro Monat, je nach Aufgabengebiet, Spezialisierungsgrad und Region. Hinzu kommen die Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherungen von 15 bis 25 Prozent. Das Gehalt zahlen Sie 12- oder 13-mal aus. Der Mitarbeitende arbeitet allerdings maximal 10,5 Monate (abzüglich Ferien und Feiertage). Zudem sind Mitarbeitende in der Schweiz durchschnittlich etwa zehn Tage im Jahr wegen Unfall oder Krankheit abwesend. In dieser Zeit zahlen Sie das Gehalt, und die Personalarbeit bleibt trotzdem liegen.
Den Outsourcing Partner bezahlen Sie lediglich für effektiv erledigte Aufgaben, oder – wenn Sie eine Monatspauschale vereinbaren – maximal 12-mal pro Jahr. Diese Kosten sind zudem besser plan- und kalkulierbar.»
Gesicherte Stellvertretung dank Outsourcing-Partner
«Gerade in kleineren Unternehmen ist die Regelung von Stellvertretungen selten einfach zu lösen. Wenn Sie sich für einen seriösen und professionellen Outsourcing-Partner entscheiden, wird er Ihnen ein entsprechendes Backup anbieten.»
HR-Outsourcing ist mehr als nur eine Möglichkeit, Kosten zu senken. Es ist eine strategische Entscheidung, die die Effizienz steigern, Compliance sicherstellen und letztlich zur höheren Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens beitragen kann.
In einer Welt, in der Geschäftspraktiken ständig weiterentwickelt werden, könnte dies der Schlüssel sein, um Ihr Unternehmen auf den Erfolgspfad zu führen und zu halten.
Darauf sollten Sie bei der Vergabe von Outsourcing-Mandaten achten:
- Eine klare Definition der von Ihnen verfolgten Ziele
- Eine klare Definition von Aufgaben und Kompetenzen des Outsourcing-Partners
- Wahl des Dienstleisters: Kompetenz und Leistungsbereitschaft vorausgesetzt, sollte er auch zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen
- Regelung bei Auflösung der Zusammenarbeit: Rückführung von Daten, Know-how-Transfer und mehr
- Offenhalten einer gewissen Flexibilität bezüglich Mengen- und Preisgestaltung
Fazit
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