Definition von Outsourcing
Der Begriff «Outsourcing» setzt sich aus drei englischen Begriffen zusammen: Outside, resource und using. Beim Outsourcing handelt es sich um eine Unternehmensstrategie, bei der einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder ganze Geschäftsprozesse an einen externen Partner ausgelagert werden, der dafür spezialisiert ist.
Die bekannteste und am meisten verbreitete Auslagerung findet sich wohl im Bereich der IT-Infrastruktur. Was aufgrund der Komplexität, der sich ständig ändernden Anforderungen und der rasanten Entwicklungen in der Technologie durchaus sinnvoll und nachvollziehbar ist. Aber auch im Bereich der Personalarbeit ist ein Trend zu Outsourcing erkennbar.
Der Fachkräftemangel, knappe Margen und die immer komplexeren Regulatorien im Zusammenhang mit Lohnbuchhaltung, Sozialversicherungen, Quellensteuern etc. zwingen immer mehr Unternehmer dazu, sich die Frage von Outsourcing der Personalarbeit ernsthaft zu stellen.
Welche Vorteile bietet ein Outsourcing der Personalarbeit?
- Konzentration auf Ihr Kerngeschäft
- Kosteneinsparungen
- Rechtssicherheit aufgrund der hohen Spezialisierung des Outsourcing-Dienstleisters
- Ihr bestehendes HR kann sich auf zieldienliche Teilbereiche der Personalarbeit konzentrieren
- Stellvertretung
Konzentration auf das Kerngeschäft
Einer der grössten Vorteile liegt sicherlich darin, dass ein Unternehmen sich voll und ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren und somit auch seine Marktposition verbessern kann. Es ermöglicht eine intensivere Auseinandersetzung mit den wesentlichen Prozessen, die das Kerngeschäft direkt beeinflussen. So können z.B. Qualitätsverbesserungen in der Produktion erzielt werden, weil die Produktionsleitung sich nicht mehr mit administrativen und rechtlichen Personalfragen auseinandersetzen muss.
Kosteneinsparungen
Einen weiteren Vorteil sehen wir auch darin, dass, vor allem in kleineren Unternehmen, keine HR-Spezialisten eingestellt, bzw. aufgebaut werden müssen.
Jetzt können Sie natürlich sagen: ‘Moment, der Dienstleister kostet ja auch was!’ Stimmt, und auf den ersten Blick vielleicht auch nicht wenig. Aber… Rechnen wir doch mal:
Ein HR-Spezialist kostet in der Schweiz in der Regel zwischen 7’000 und 12’000 pro Monat, je nach Aufgabengebiet, Spezialisierungsgrad und Region. Hinzu kommen die Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherungen von 15 – 25%. Das Gehalt zahlen Sie 12 oder 13x aus. Der Mitarbeiter arbeitet allerdings max. 10.5 Monate (Ferien und Feiertage). Zudem ist ein Mitarbeiter in der Schweiz durchschnittlich etwa 6 Tage im Jahr wegen Unfall oder Krankheit abwesend, in der Zeit zahlen Sie das Gehalt auch, und die Personalarbeit bleibt erst noch liegen, da gerade in kleineren Unternehmen keine Stellvertretung geregelt ist.
Den Outsourcing Partner bezahlen Sie lediglich für effektiv erledigte Aufgaben, oder, wenn Sie eine Monatspauschale vereinbaren, max. 12x pro Jahr. Diese Kosten sind zudem besser plan- und kalkulierbar.
Rechtssicherheit
Das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht gleicht für viele Laien einem Dschungel. Die immer komplexeren Regulatorien und Bestimmungen überfordern viele und führen zu grossen Unsicherheiten. Aus Erfahrung wissen wir aber auch, dass sich viele Unternehmer der Konsequenzen bei Missachtung von arbeitsrechtlichen Bestimmungen nicht bewusst sind. Wer schon einmal eine AHV-Revision im Haus hatte und eine fette Nachzahlung leisten musste, weiss wovon wir reden.
Und übrigens, wenn Ihnen Rechtssicherheit wichtig ist, empfehlen wir Ihnen Ihre Personalarbeit nicht ins Ausland zu verlagern, sondern sich einen Schweizer Partner zu suchen.
Konzentration des HR auf zieldienliche Teilbereiche
Der Fachkräftemangel ist für viele Unternehmen zu einer Dauerbelastung geworden. Auf der einen Seite hat der Rekrutierungsaufwand enorm zugenommen. Andererseits gewinnen die Pflege und der Erhalt von bestehenden Mitarbeitenden immer mehr an Bedeutung. Beide Umstände erfordern eine gewisse Konzentration auf die ‘Arbeitgebermarke’, hier sei das Employer Branding als Stichwort genannt. Ein solches aufzubauen und stetig den Anforderungen auf dem Arbeitsmarkt anzupassen ist mit viel Arbeit verbunden.
Stellvertretung
Gerade in kleineren Unternehmen ist die Regelung von Stellvertretungen selten einfach zu lösen. Wenn Sie sich für einen seriösen und professionellen Outsourcing Partner entscheiden, wird er Ihnen ein entsprechendes Backup bieten können.
Nachteile von Outsourcing
Wie alles hat natürlich auch das Outsourcing nicht nur Vorteile. Es können durchaus auch Nachteile entstehen:
- Know-how Verlust im Unternehmen
- Mögliche Probleme betr. Betriebsklima, wenn jemandem z.B. Teilbereiche weggenommen werden, Pensen reduziert oder Mitarbeiter entlassen werden müssten.
- Datenschutz – Sie gewähren dem Dienstleister Einsicht in sehr sensible Daten.
Darauf sollten Sie bei der Vergabe von Outsourcing Mandaten achten
- Eine klare Definition der von Ihnen verfolgten Ziele
- Eine klare Definition von Aufgaben und Kompetenzen des Outsourcing Partners
- Wahl des Dienstleisters: Kompetenz und Leistungsbereitschaft vorausgesetzt, sollte er auch zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen
- Regelung bei Auflösung der Zusammenarbeit: Rückführung von Daten, Know-how Transfer…
- Eine gewisse Flexibilität bezüglich Mengen- und Preisgestaltung offenhalten
Fazit
Outsourcing von Personalarbeit kann für kleine und mittlere Unternehmen eine durchaus interessante Strategie sein, die allerdings viel gegenseitiges Vertrauen und klare Regeln erfordert. Ihre Bedürfnisse und Ziele müssen klar kommuniziert sein und mit den Kompetenzen und Konditionen des Outsourcing Partners erfüllt werden können. Ausserdem setzt Outsourcing von Personalarbeit eine offene und ehrliche Kommunikation voraus. Ist das alles gegeben steht einer langfristigen und gewinnbringenden Zusammenarbeit mit einem Outsourcing Partner grundsätzlich nichts im Wege.
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